以信息流为主线，以规范高效为目标
中国地质大学（武汉）远程教育课程考试信息化改革显成效
——中国地质大学（武汉）远程与继续教育学院
一、远程教育课程考试信息化改革的背景和目标
课程考试是远程教育教学过程中至关重要的环节，也是教学管理过程落实的主要着力点。课程考试及其管理是否规范、便捷和高效，不仅体现了教学管理的工作效率和服务质量，也影响着远程教育的教育教学质量。课程考试及其管理一直以来都是开展远程教育高校的难点和痛点，具有参加考试人数多（数万计）、考试科目多（数百门计）、考试地点分散（遍布全国各地）、管理难度大等特点。沿用传统考试及管理方法存在诸多弊端：考试安排复杂、工作量大、难以统一规范；试卷印刷、分装容易出错；考试过程监管难以到位；传统纸质阅卷周期长且容易漏阅；成绩手工登录容易错登漏登且勘误工作量大；纸质试卷存储占地空间大、成本高、检索查找难；人工投入多、效率低、服务质量难以提高。所以，传统的考试及其管理方式已不适应远程教育新的形势，亟待开拓视野，转换思路来解决问题。
考虑以上诸多因素及我校远程教育的实际情况，从2009年教学管理平台的升级改造开始，我校决定对远程教育课程考试进行信息化改革，在遵循教育规律、规范流程、规范管理、易于监督、方便教学站点和学生的前提下，利用信息技术、服务外包等新技术、新方法、新手段，解决课程考试及其管理过程中所面临的周期长、易出错、效率低、监管难等瓶颈问题，以期在工作效果、效率、效益方面取得显著的改善和提高。在进行课程考试信息化改革时，我们引入了信息流的概念，以信息流为主线优化选课、学习、作业、考务安排、组卷、试卷印刷、巡考、改卷、成绩上网等环节的业务流程，并确保在信息生成、识别、转换、存储、处理、传递、再生、压缩、利用、共享时的一致性和准确性。
二、远程教育课程考试信息化改革的实施阶段与主要内容
我校远程教育课程考试信息化改革从2009年开始，到2015年方案定型，经历了准备、试点、实施、优化和定型五个阶段（如图1所示）。
1、准备：教学管理平台升级改造（2009年）
从2009年开始，学院对教学管理平台进行升级改造，开始了以信息流为主线的业务流程优化、重组与再造，谋求以畅通的信息流通实现管理信息化，实现管理的高效率。首先统一了网络教育与成人函授教育的教学计划，统一了教学资源，统一在新的平台管理，统一教学要求、教学过程和教学考核，“四个统一”的先后实施使 “两教融合”得以实现。在遵循教学规律的同时，考虑成人学生的特点，对教学计划和课程考试时间进行了调整，将一、三学期的课程安排在第一天考试，将二、四学期的课程安排在第二天考试，从而既减少了教学站点所需考场数，又保证学生的正常课程考试能在一天之内完成，如有不及格课程或未按进度选修的课程则可以参加另一天的考试，正考课程与重修、补修课程考试时间也不冲突，因此学院取消了补考和清考，一学期只安排一次课程考试。同时，教学管理平台支持构建虚拟标准考场，教学站点只需在平台上设置考点和考场信息，由平台自动分配学生到考场，这些生成的考务信息将作为试卷印刷、分装、考试安排、巡考抽查、试卷扫描、信息化阅卷的唯一依据，是考试信息化改革的主线。教学站点按平台上的考务信息安排实地考试，学院按考务信息安排巡考，学生按考务信息参加考试。
图1 中国地质大学（武汉）远程教育课程考试信息化改革进阶图
2、试点：信息化阅卷试点（2010年）
传统纸质阅卷工作量大、周期长、差错率高，是考试改革首先要解决的瓶颈问题，因此选择了信息化阅卷作为改革的切入点。经过调研，学院选择与武汉启明泰和软件服务有限公司（以下简称启明公司）合作，开发了启明阅卷系统1.0，设计统一的标准答题纸，采用填涂准考证号和课程代码的方式对答卷进行识别，答卷扫描成图片，客观题部分采用OMR技术由计算机自动判分，主观题部分采用图象切割技术按题号将答卷切割成题块由评卷教师在计算机上对答卷的电子图像评分，最终由计算机自动进行分数合成，成绩导出后导入教学管理平台，还可对成绩作统计和分析（流程如图2所示）。在2010年春季学期，慎重选择了管理规范、工作人员素质较高的深圳学习中心，选用了两门课程进行信息化阅卷初步试点；又于2010年秋季学期，选了两门课程在全部中心铺开进行全面试点。试点虽然出现了一些因中心管理水平参差不齐导致的各种各样的小问题，但整体上取得了成功，可以全面铺开，但缺点是答卷扫描必须分科目进行。
3、实施：信息化阅卷Ⅰ（2011-2012年）
信息化阅卷试点成功后，于2011年春季学期开始在全部中心全部课程全面铺开。以前的传统考试和改革试点时，需要由教学站点将同一科目的答卷汇总到一起后再邮寄到学院，学院工作人员又将教学站点寄来的答卷再按科目汇总分发给老师改卷或分科目进行扫描，这需要由手工处理的工作量是巨大的且易出错。根据学院需求启明公司又做了技术改进，由试点时1.0版的分科目扫描改成了2011年正式实施时1.1版的混合科目扫描，教学站点不再需要按科目汇总试卷而是直接将试卷袋密封后邮寄学院，学院工作人员拆开答卷袋后就可直接扫描，扫描效率有了很大提高，教学站点和学院考务工作人员的工作量大大减少。
图2 信息化阅卷流程
4、优化：信息化阅卷Ⅱ（2013-2014年）
信息化阅卷经过两年的实施，得到了教学站点和学生的认可，但用户体验度仍有改进和提升的空间。此时有两个问题显得日益突出：一是试卷由任课教师手工组卷，会出现错题或试题超出课程大纲的情况；二是答卷上的学生信息和课程信息由考生手工填涂会出错，在高速扫描时需要中断进行人工纠错，大大影响扫描进度和效率。为解决第一个问题，学院于2013年开发了作业考试系统，建立了所有457门课程的试题库，任课教师在题库系统组卷，错题和超纲的问题得到了有效解决。与此同时，推行网上作业和网上学习计时，对网上学习时长提出了硬性要求并作为形成性考核的依据，学习与考试结合更加紧密，学生网上学习的积极性大大提高，学生的学习过程落到了实处。为解决第二个问题， 2013年开始采用考生在答卷上贴条形码的方式，试卷扫描时由条形码识别学生和课程信息，错误率又有所减少，扫描效率进一步得到提升。但美中不足的是有少数学生会贴错条形码，答卷扫描时会出现差错的连锁反应。
5、定型：信息化阅卷Ⅲ+数码印刷（2015年-）
前面阶段的课程考试试卷和答卷采用胶印方式，根据平台导出的考务数据进行人工分装，先是由教学部十多人全员上阵分装试卷，后采取印刷、分装服务外包，但总会出现差错。为彻底解决这个问题，启明公司根据学院需求于2015年开发了启明数码印刷系统1.0。数码印刷采用动态填充技术，将考生和课程信息填入到每张试卷和答卷上，并将条形码打印在答卷上，保证试卷和答卷因人而异（如图3所示）。同时将一个考场的试卷、答卷、考场签到表和试卷袋封贴打印完成后，组成完整的一袋试卷进行封装，将原来需要胶印、分拣的几个步骤一步完成，而且支持多课程的混合自动打印。印刷过程中，每个印刷成品按照每个考场（每袋）错开，整袋分拣更加容易，而且通过程序检测无误后才封装（流程如图4所示）。在10万级考试信息上，可以在一周内完成印制、分装、打
图3 数码印刷答题卡学生和课程信息样式
包和邮寄，相较于传统印刷和分装所需要的一个月时间来说速度提高不少。而且，数码印刷技术的应用不但提高了试卷分装的准确率，也提高了试卷扫描时的识别准确率，工作效率进一步提升，取得了完美的效果。2015年，启明公司又应用云技术把启明阅卷系统2.0升级改造成了讯飞云阅卷系统1.0，系统部署在云端服务器，可以通过互联网随时随地阅卷后将阅卷结果上传到云端服务器，不需要集中阅卷，使用起来更加灵活和方便。
图4 试卷数码印刷流程
三、远程教育课程考试信息化方案及成效
从2009年准备开始，到2015年方案的定型，我校远程教育课程考试信息化改革取得了成功，形成了一个规范成熟的完美解决方案，其业务流程和分工如图5所示。学生只承担自己正常的选课、学习、作业和考试任务；教学站点只负责在平台上设置考点和考场信息，组织考试，回收试卷和上报缺考信息；而学院承担了大部分的业务工作，包括设置考试相关的基础信息、根据选课数据和考点考场数据生成考务数据，进行试卷的数码印刷、分装、邮寄，试卷回收后进行试卷扫描、组织网上阅卷，根据学生网上学习与作业情况给出平时成绩（系统自动生成）、合成成绩。“专业的人干专业的事”是提高效率的有效途径，学院将试卷的数码印刷与分装、试卷扫描业务进行了服务外包，包括技术、设备、人员均由启明公司提供，网上阅卷也由启明公司提供技术支持服务。由图5可以看出，教学管理平台中的考务数据是核心信息流，贯穿整个业务流程。
图5 远程教育课程考试业务流程和分工图
定型后的信息化考试方案与传统方案相比，在教师组卷、试卷印刷与分装、考试、阅卷、答卷保存等方面具有无可比拟的优势（如表1所示），从实施效果来看，在以下几个方面取得了显著的成效：
第一，规范性大大提升。规范性包括两个方面：一是考试形式的规范，考试安排不再随意而是精确到“规定的学生在规定的时间规定的地点参加规定的课程”考试，“四个规定”也使学院的巡考工作更有针对性和有效性；二是形成了一套行之有效的标准化操作流程和规范。
第二，各项数据和信息的准确率大大提高。教学管理平台中课程考试的相关信息设置完成后固化下来，平台提供选课统计功能防学生漏选课程，平台提供学生分配考点考场时的“零容忍”策略保证学生均要分配考试，保证了处于核心地位的考务数据的准确性；试卷从题库系统组卷保证了试卷的准确性；数码印刷自动调用考务信息和试卷文件打印，在封装前经过检验，保证了试卷印刷与分装的准确性；利用打印的条形码识别考生和课程信息，并与考务数据和缺考数据对冲，确保了试卷扫描的准确性；成绩导出后也要与扫描进阅卷系统的数据进行校验以保证阅卷的准确性。所以，在考试的各个阶段和环节均用信息化手段来代替手工操作，并设置各种校验，保证了信息流在操作和流转时的完整性和一到致性，准确率大大提高，差错率的数量级由原来的百分之几降到了万分之几甚至十万分之几，由原来的不可容忍到了现在的几乎可以忽略不计。
表1 远程教育课程考试传统方案与信息化方案比较
第三，工作效率大大提升。工作效率的提升从以下几组数据体现：教师组卷由原来的几小时降低到现在的十几分钟；试卷印刷、分装与邮寄时间由原来的至少一个月降低到现在的一个星期；试卷批改时间由原来的45天降低到现在的10天；成绩勘误条数由原来的上千条降低到现在的几条。由于工作效率的大大提升，现在当前学期考试成绩可以赶上当前学期毕业生的成绩审核，所以取消补考批次后学生的权益也得到了有效保障，还减少了学院和中心多组织一次考试的工作量。
第四，成本大大降低。课程考试答卷扫描数字化后可用移动存储进行长期保存备查（10万级的考试答卷一个大容量U盘即可存储），纸质答卷只保存当前学期，解决了长期以来答卷存储的物理空间不够的问题，存储成本相应大大降低。考试信息化改革后，考务工作由原来的全员上阵变成现在的只有考务人员参加，考务管理人员由原来的5人减少到现在的3人，人工成本也相应降低。
第五，产生了广泛的社会效应和示范效应。为推动远程教育课程考试信息化改革，学院工作和启明公司系统研发做到了有机结合和相互促进，是校企合作成功的典范。学院多次在各种会议上介绍远程教育课程考试信息化改革经验，先后有电子科技大学、西南交通大学、华中科技大学、中南大学、华南师范大学、华南理工大学、陕西师范大学等十余所兄弟院校的同仁来学校现场观摩和学习，使信息化阅卷和试卷数码印刷系统得到了广泛的推广应用，产生了良好的社会效应和示范效应。
四、启示
“工欲善其事，必先利其器”。远程教育课程考试的改革，信息化是必然趋势。信息化的关键在于“化”，在于重组、再造与融合，在于畅通流转的“信息流”，并将之融入到各项业务流程，解决瓶颈问题，从而在工作效果、效率和效益方面取得显著改善。这不仅对远程教育课程考试信息化改革，对其他工作同样是有效的。
（中国地质大学（武汉）远程与继续教育学院）
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